Checkliste zur Außenprüfung

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Die Außenprüfung (AP), wie auch schon die „alte“ Bezeichnung Buch- und Betriebsprüfung klarstellte, überprüft nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem den Betrieb und seine inneren Abläufe. Ziel der Außenprüfung ist es, die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.
Nachfolgend haben wir daher eine Checkliste erstellt, die den gesamten Prüfungsablauf in übersichtlicher Form darstellen soll.

Prüfungsankündigung

Die Ankündigung der AP erfolgt üblicherweise bei der steuerlichen Vertretung. Beim Erstkontakt mit dem Betriebsprüfer wird der Prüfungszeitraum und Prüfungszeitpunkt abgestimmt und es werden die bereitzustellenden Unterlagen besprochen.

Prüfungstermin

Prüfungsauftrag

Ort der Prüfung

In unserer Kanzlei wird dem Betriebsprüfer zur Vornahme der Prüfungshandlungen ein separater Raum zur Verfügung gestellt. Sollte eine Betriebsbesichtigung seitens des Betriebsprüfers gewünscht sein, wird der Betrieb bzw. die Ordinationsräumlichkeiten gemeinsam mit dem Steuerpflichtigen und der steuerlichen Vertretung vor Ort besichtigt.

Analyse des Prüfungszeitraumes

Üblicherweise stimmen wir im Vorfeld mögliche Themen in einer Vorbesprechung vor den ersten Prüfungshandlungen mit dem Klienten ab. Weiters sind vom Klienten alle Verträge vorzubereiten und vorzulegen. Siehe Auflistung unten stehend.

Sind bei Verträgen alle Formerfordernisse, vor allem bei Vereinbarungen zwischen Familienangehörigen die Schriftlichkeit, erfüllt?
Wenn bereits innerhalb der letzten Jahre eine Betriebsprüfung stattgefunden hat – was wurde festgestellt?

Organisation während der Prüfung

Wer soll dem Prüfer als Auskunftsperson zur Verfügung stehen? Alle Betriebsangehörige sollten von der Außenprüfung verständigt und angewiesen werden, dass keine Befugnis besteht, ohne Rücksprache mit der Auskunftsperson bzw. dem Steuerberater dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.

Wie erhält der Prüfer Zugang zu den Belegen und sonstige Unterlagen?

Vorzubereitende Unterlagen

Buchhaltungsunterlagen auf Datenträger
Saldenlisten
Um- und Nachbuchungslisten
Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfungsberichte
Gesellschafterbeschlüsse
Aufsichtsratsprotokolle
Anlagenverzeichnis
Inventuren
Belege (Kassa, Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen)
Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen (Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge, Aufzeichnungen für Telefonkosten und Warenentnahmen, Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken)
Berechnungsgrundlagen (z. B. für Rückstellungen, Bewertungen, Teilwerte, Forderungs- und Wertberichtigungen)
Lohnkonten
Mehr-Weniger-Rechnung
Kostenrechnung
Planungsrechnung
Verträge
- Gesellschaftsverträge
- Bestandsverträge
- Darlehensverträge
- Leasingverträge
- Verträge mit nahen Angehörigen
- Pensionsverträge und Pensionsgutachten

Schlussbesprechung

Diese bildet den formalen Abschluss des Prüfungsverfahrens, welche der Erörterung des Prüfungsergebnisses sowie dem Grundsatz des Parteiengehörs dient. Dazu sind jedenfalls der Abgabenpflichtige und sein steuerlicher Vertreter zu laden. Der Ort der Schlussbesprechung ist mit dem Leiter der Amtshandlung bzw. dem Prüfer abzustimmen. Es kann dies der Betrieb, das Finanzamt oder die Kanzlei des Steuerberaters sein.

Stand: 1. Jänner 2023

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